Archivar: La función de tu e-mail que te cambiará la vida Deja de "Marcar como no leído" tus correos y utiliza la función "Archivar" para mantener tu bandeja de entrada ordenada y evitar muchos problemas y accidentes

Una de las funcionalidades que más pasan desapercibidas y que mejor funcionan para mantener organizada nuestra cuenta de correo es la de Archivar correos. Poca gente la conoce y en verdad es una de las mejores y más sencillas funcionalidades para mantener en orden nuestra bandeja de entrada.

Marcar como no leído

Muchos de nosotros usamos el “Marcar como no leído” para dejar un e-mail como pendiente para así atenderlo más tarde. Pero esto acaba siendo poco efectivo.

Por un lado, la técnica del Marcar como leído comporta que en la bandeja de entrada se acaben acumulando y mezclando mensajes leídos y no leídos con lo que se hace difícil y engorroso ver cuáles necesitan de tu atención.

Por otro lado, suele causar muchos errores y pesadillas de organización ya que a veces se marcan como leídos sin quererlo (muchas veces simplemente al abrir la aplicación de correo se abre el correo de arriba del todo y marca como leído automáticamente), o en cuentas compartidas con otros compañeros que acceden, leen un correo pero se olvidan de marcarlo como no leído y ahí puedes dejar un cliente desatendido.

Archivar

Te presento la función Archivar, es tan importante que en Gmail es el primer botón de la barra de acciones aunque aún así poca gente la conoce. Para lo que sirve es para mover el mensaje a otra carpeta, quitándolo de la bandeja de entrada. Sirve para mover aquellos mensajes que ya hemos leído y de los que no tenemos que realizar ninguna acción, aunque queremos guardar. Esta carpeta de la que hablamos se suele llamar “Archivo“, o en Gmail se llama “Todos” (o “All mail” en inglés).

Al presionar el botón de Archivar lo que hace es enviar el correo seleccionado a esta segunda carpeta con lo que desaparece de la bandeja de entrada y nos queda todo más organizado.

Tratamos la Bandeja de entrada como “cosas que tengo que atender” y la de Todos como “emails que ya he leído y quiero guardar”.

Así, separamos dos conceptos muy fundamentales de la gestión de emails y evitamos los problemas que comentábamos de marcar un email como leído accidentalmente. Lo bueno de archivar e-mails es que no los perdemos, siempre los tenemos a nuestra disposición accediendo a la carpeta de Archivo o Todos. En Gmail esta carpeta está aquí:

¿Qué hacer si no tienes el botón Archivar?

Dependiendo de qué servidor de correo uses, especialmente aquellos para empresas, puedes crearte tú mismo una carpeta llamada “Archivo” y allí ir moviendo todos los mensajes antiguos. Puedes arrastrarlos directamente o también existen accesos directos o combinaciones de teclado para hacerlo más rápido. En Gmail por ejemplo, cuando estás leyendo un email y quieres archivarlo puedes presionar la tecla E y se archivará automáticamente, súper útil.

¿Cuánto hace que no veías tu Bandeja de entrada tan limpia como esta?